· · · BOSPro · · ·Verwaltung und Management |
 |
· · · BOSPro · · ·- Verwaltung und Management - |
 Drucken Flyer |
BOSPro ist eine Anwendungsplattform zur Verwaltung von Feuerwehren, Hilfsorganisationen und Ähnlichen. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung auf Basis einer relationalen Datenbank.
Der Benutzerclient wird in einem Webbrowser angezeigt und bedient. Die Anwendung kann somit ohne gesonderte Softwareinstallation von jedem Arbeitsplatz mit Internet-Anbindung auf beliebigen Endgeräten (z.B. Desktop-PC, Tablet, Mobiltelefon) genutzt werden. Es sind keine Softwareupdates erforderlich, alle Benutzer haben immer Zugriff auf den aktuellen Datenbestand.
Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Internetverbindung und ist nur nach erfolgreicher Anmeldung mit Benutzername und Kennwort möglich. Mit Ausnahme von vereinbarten Wartungszeiträumen steht die Anwendung den Benutzern rund um die Uhr zur Verfügung (sog. 24/7).
Die intuitive Benutzeroberfläche ist leicht verständlich und unterstützt den Bediener durch Eingabehilfen, Bildschirmhinweise und Prüfung der Eingaben auf Validität (Schutz vor Fehleingaben).
- Die Funktionen sind in einzelnen Modulen und Bereichen zusammengefasst:
- Dashboard
Das Dashboard (deutsch Instrumentenbrett/Arbeitstafel) wird dem Benutzer standardmäßig nach dem Login angezeigt. Hierüber sind in Form einer Übersicht unterschiedliche Schnellinformationen ersichtlich.
Neben einer Liste der aktuellen Einsätze sowie den neusten Systeminfos, wird eine Nachrichtenübersicht und die aktuelle Terminliste des Kalenders angezeigt. Durch einen Klick auf den jeweiligen Eintrag gelangt der Benutzer direkt zum entsprechenden Ereignis (z.B. Einsatz, Mitglied oder Termineintrag).
- Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung bietet umfangreiche Möglichkeiten, Mitglieder nach Namen, Einheiten, Abteilungen oder Gruppen zu suchen und zu filtern. Die Ergebnislisten können hierbei direkt mittels Standardfunktionen sortiert, gefiltert, gedruckt oder exportiert werden. Die Auswahl/Anzeige der Daten sowie die zur Verfügung stehenden Funktionen richten sich hierbei nach den Systemberechtigungen des jeweiligen Benutzers.
Neben Stamm- und Kontaktdaten lassen sich Zuordnungen zu Einheiten, Abteilungen und Gruppen sowie Dienststellungen verwalten. Weiter besteht die Möglichkeit, einem Mitglied Lehrgänge, Beförderungen und Ehrungen, Führerscheindaten sowie Dokumente zu hinterlegen.
Zur Verwaltung von Atemschutzgeräteträgern und der Ausstattung (z.B. Kleidung, Geräte, Ausrüstung, ...) von Mitgliedern stehen umfangreiche Module zur Verfügung. Diverse Module sind zudem systemintern miteinander verknüpft. Wird beispielsweise in einem Einsatzbericht ein Mitglied mit einem Atemschutzeinsatz gekennzeichnet, erfolgt bei Abschluss des Berichtes ein automatischer Eintrag im Atemschutznachweis.
Zu mit Befristungen versehenen Informationen wie z.B. Dienststellungen, Führerscheine, Atemschutz-Tauglichkeit, können Systemnachrichten aktiviert werden. Hierbei wird das entsprechende Mitglied sowie ein hinterlegter Verteiler (z.B. Einheitsführung, Atemschutzbeauftragter, ...) automatisch rechtzeitig vor dem Ereignis informiert, um frühzeitig darauf reagieren zu können (z.B. G26.3-Untersuchung).
- Einsatzverwaltung
Auch die Einsatzverwaltung bietet die Standardfunktionen zum Auswählen, Filtern, Sortieren, Drucken oder Exportieren von Einsätzen. Zudem kann zwischen unterschiedlichen Ansichten gewechselt werden (z.B. einfache-/ gruppierte Ansicht).
Neben der manuellen Anlage können Einsätze automatisch über eine Schnittstelle anhand der von einer Leitstelle zur Verfügung gestellten Daten angelegt werden. Hierdurch kann der Aufwand für die Pflege durch die Benutzer stark reduziert werden.
Einsatzstammdaten, beteiligte Einheiten, Fahrzeuge, Ausrücke-, Eintreff- und Ende-Zeiten, werden bei der Anlage in der Regel automatisch vorbereitet. Das Personal kann einfach per Mausklick aus dem Mitgliederbestand den eingesetzten Fahrzeugen zugewiesen werden. Neben der üblichen Verlaufsbeschreibung können unter anderem Angaben über beschädigte Gerätschaften und verbrauchte Einsatzmittel hinterlegt werden.
Die Pflege der Statistikangaben (z.B. Primär-/Sekundärgebiet, Einsatzart, Kategorie, Örtlichkeit, Ursache, Schadensumme, eingesetzte Rohre) bildet die Grundlage für spätere Auswertungen und Reports.
Vor dem Abschluss eines Einsatzberichtes erfolgen systemseitige Prüfungen der hinterlegten Informationen mit entsprechenden Hinweisen zur weiteren Bearbeitung (z.B. "Fahrzeug nach Einsatzende ausgerückt", "keine Angabe Einsatzleitung", ...). Nach Abschluss können Berichte automatisch im PDF-Format per E-Mail an entsprechend hinterlegte Verteiler gesendet werden.
Zu abgeschlossenen Berichten besteht die Möglichkeit, entsprechend den Werten der hinterlegten Kostensatzung der Kommune, Kostenbescheide zu erstellen und zu drucken.
- Kontaktverzeichnis
BOSPro bietet die Möglichkeit, beliebige Kontakte zu hinterlegen und somit allen Benutzern zur Verfügung stehen.
Kontakte können in Gruppen organisiert werden. So lässt sich ein ständig aktuelles, zentrales Verzeichnis von Lieferanten, Servicedienstleistern, öffentlichen Stellen oder beispielsweise auch einsatzrelevanten Kontakten aufbauen.
- Kalender
Das Kalender-Modul bildet ebenfalls einen zentralen Bestandteil der Plattform. Neben der Verwaltung von Kalendereinträgen besteht auch die Möglichkeit, Dienstpläne und Anwesenheiten zu führen.
Termine lassen sich über verschiedene Kalenderansichten (Terminliste, Monats- oder Jahresansicht) pflegen. Per Erinnerungsfunktion können sich die Benutzer per E-Mail an einen Termin erinnern lassen.
Es besteht die Möglichkeit, Kalendereinträge für alle Benutzer, lediglich für den Bereich Ausbildung oder nur für bestimmte Einheiten und sogar pro Benutzer anzulegen. Diese sind dann auch nur entsprechend der jeweiligen Berechtigungen ersichtlich und nutzbar. In Verknüpfung zum Modul Ausbildung stellen auch Lehrgangs- bzw. Veranstaltungstermine Einträge im Kalender dar und können so zentral gepflegt werden.
Mittels Dienstplänen können Termine einheitsbasierend zusammengefasst werden, um so beispielsweise Ausdrucke für die Mitglieder zu generieren oder einen Nachweis über die Anwesenheit zu führen.
Für beliebige Gruppen (z.B. Führungsdienst) kann zudem ein Verfügbarkeitskalender (z.B. für die Einsatzbereitschaft) eingerichtet und gepflegt werden.
- Ausbildung
Das Modul Ausbildung beinhaltet alle Funktionen, die zur Planung, Verwaltung und Abrechnung von Ausbildungsveranstaltungen, Fortbildungen und Lehrgängen benötigt werden.
Veranstaltungen oder Lehrgänge können problemlos verwaltet und mit Terminen, Teilnehmern, Ausbildern sowie Dokumenten versehen werden. Teilnehmer und Ausbilder lassen sich aus dem Mitgliederbestand auswählen, können aber zusätzlich auch manuell erfasst werden. So besteht die Möglichkeit, dass Einheiten den Bedarf an Lehrgängen oder die Teilnehmer einer Veranstaltung direkt zentral melden. Im weiteren Verlauf können an die Teilnehmer dann vorab Informationen oder beispielsweise Einberufungen versendet werden.
Termine finden sich im Kalender wieder und können angereichtert um weitere Informationen direkt für die Erstellung eines Stundenplanes verwendet werden. Auch die Anwesenheit der Teilnehmer kann hierüber verwaltet werden.
Nach Abschluss einer Veranstaltung lassen sich neben den Teilnahmebescheinigungen auch alle nötigen Informationen, Auswertungen und Exporte für die Abrechnung von Verpflegungspauschalen oder Ausbilderkosten generieren. Die Teilnahme wird den jeweiligen Mitgliedern automatisch hinterlegt.
- Vorbeugender Brandschutz
Im Bereich VB lassen sich beliebige Objekte unabhängig von einer eventuellen Brandverhütungsschau-Pflicht verwalten. Neben Stamm- und Kontaktdaten können Objektinformationen und zugehörige Dokumente (z.B. Feuerwehrpläne, Bilder, ...) gepflegt und hinterlegt werden.
Zu einem Objekt lassen sich Tätigkeitsberichte (z.B. zu einer Brandverhütungsschau, Stellungnahme, Räumungsübung, o.Ä.) hinterlegen. Diese können nach Abschluss per E-Mail an einen hinterlegten Verteiler gesendet werden und bilden wiederum die Grundlage für eine Abrechnung bzw. einen Kostenbescheid. Weiter besteht die Möglichkeit, Fristen für Nachschauen oder die nächste BVS zu verwalten und entsprechend auszuwerten.
Objekte lassen sich zudem mit einer interen Objektnummer versehen. Ist diese bei der Leitstelle hinterlegt und wird gemeinsam mit den Einsatzdaten übertragen, werden die Objektinformationen automatisch für den Einsatzbericht herangezogen.
- Dokumentenmanagement
BOSPro verfügt neben der Verwaltung von Dokumenten in den jeweiligen Teilbereichen (z.B. Mitglieder, Einsätze, VB, ...) über ein zentrales Dokumentenmanagement.
Hierüber können beliebig Dokumente geordnet nach Bereichen (z.B. Jugendfeuerwehr, Ausbildung, Technik, ...) oder Einheiten hochgeladen, verwaltet und so den Benutzern entsprechend ihrer Berechtigungsstufe zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, eine zentrale Bibliothek, Wissendatenbank oder Dokumentensammlung für alle Mitglieder zu erstellen. Die Ordnerstruktur kann hierbei selbst definiert und verwaltet werden.
- Nachrichtenplattform
Über die Nachrichtenplattform haben Benutzer die Möglichkeit, anderen Benutzern systemintern Nachrichten zukommen zu lassen.
Neben einzelnen Empfängern können auch Gruppen oder Einheiten als Empfänger ausgewählt werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, Nachrichten in Kopie per E-Mail an Benutzer zu versenden. Die Funktionen sind jedoch auf die Kommunikation innerhalb von BOSPro ausgerichtet und sollen nicht den üblichen E-Mail-Verkehr ersetzen.
- Hydrantenverwaltung
Mittels des Moduls Hydrantenverwaltung lassen sich Hydranten und Hydrantenprüfungen verwalten. Für die Prüfung relevante Prüflisten können direkt in BOSPro generiert werden.
- Geräte-, Kleidungs- und Ausrüstungsverwaltung
In BOSPro ist eine umfangreiche Verwaltung von sogenannten Sachanlagen implementiert. Unter Sachanlagen verstehen sich Geräte, Kleidungs- und Ausrüstungsgegenstände, Fahrzeuge und Verbrauchsmittel.
Neben den Stammdaten können zu Fahrzeugen Informationen zur Hauptuntersuchung HU, Sicherheitsprüfung SP, D29-Prüfung und Reifenalter hinterlegt und ausgewertet werden. Weiter besteht die Möglichkeit, Fahrzeugen zu Informations- und Protokollzwecken Vorgänge (z.B. In Dienststellung, Erneuerung Reifen, Werkstattbesuche, ...) zu hinterlegen. Dateien und Dokumente zu Fahrzeugen können ebenso hinterlegt werden, wie Informationen zu den üblichen Prüfungen. Einem Fahrzeug zugeordnete Geräte oder Ausrüstungsgegenstände lassen sich ebenfalls direkt über das Fahrzeug verwalten.
Zu den Fahrzeugen können weiter Fahrzeugreservierungen bzw. Reservierungsanfragen (z.B. für Lehrgänge, längere Abwesenheiten, vorgeplante Fahrten, ...) eingestellt werden. Die betreffende Einheit sowie die Leitung der Feuerwehr werden hierüber automatisch informiert. Auf diese Weise steht eine zentrale Informationsmöglichkeit über die Einsatzbereitschaft bzw. den Aufenthalt/die Verwendung der Fahrzeuge zur Verfügung.
Einsatzgerätschaften und Verbrauchsmittel, die in Einsatzberichten zur Auswahl zur Verfügung stehen sollen, können ebenfalls komfortabel im Modul Sachanlagen verwaltet werden.
Allgemeine Sachanlagen (Geräte, Ausrüstungsgegenstände, Kleidung, ...) lassen sich zentral verwalten und wahlweise zu Standorten (z.B. Gerätehaus, Einheit, Kleiderkammer), Personen oder Fahrzeugen zuordnen. Auch hierzu können Vorgänge (z.B. Reinigung, Wartung, Wiedervorlage, ...) hinterlegt und verwaltet werden.
- Interaktives Kartenmodul
BOSPro verfügt über ein interaktives Kartenmodul, in dem Objekte, Hydranten, Standorte, Rettungspunkte, usw. angezeigt und lokalisiert werden können.
Zudem können unterschiedliche Basislayer (z.B. OpenStreetMaps, Google-Maps, Google-Satelite, Google-Streets, Topographische Karten, ...) ausgewählt und mit diversen Overlays (z.B. UTM Gitternetz) versehen werden.
Über eine Suchfunktion kann nach definierten Punkten/Orten (z.B. Rettungspunkte, Hydranten) gesucht werden, um diese im Bedarfsfall einfach und schnell zu finden.
- Automatische Prozesse und Systembenachrichtigungen
BOSPro hält die Benutzer auf Wunsch automatisch über wichtige Ereignisse bezüglich der Mitglieder, Fahrzeuge und Gerätschaften auf dem Laufenden.
Hierunter verstehen sich beispielsweise Geburtstage von Mitgliedern, Änderungen von Stamm- oder Kontaktdaten (z.B. Mobilfunknummer), Ablauf befristeter Führerscheine, G26.3-Untersuchung, von Dienststellungen, Zuordnungen zu Abteilungen und Gruppen, Einberufung zu oder Absolvieren von Lehrgängen, Abschluss von Einsatzberichten, Upload von Dokumenten, Aktionen im Bereich der Benutzerverwaltung und vielen mehr.
- Auswertungen und Berichte
Zu jedem Bereich und Modul stehen eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben den Standardfunktionen zum Filtern, Sortieren, Drucken und Exportieren von Daten direkt in den jeweiligen Auswahllisten, können umfangreiche Berichte in Form von PDF-Dokumenten generiert werden. Nachfolgend exemplarisch ein kurzer Auszug aus einigen Bereichen:
Personal: Bezogen auf ein Auswertungsjahr stehen diverse Auswertungen zum Mitgliederbestand (z.B. Personalstand, Altersstruktur, Entwicklung, IG NRW Übersicht, ...) zur Verfügung. Zudem können unter anderem Listen/Vorlagen für Anwesenheitslisten sowie Kontaktlisten erstellt werden.
Ausbildung: Auswertung absolvierter Lehrgänge bezogen auf ein Auswertungsjahr nach Einheiten oder Lehrgängen, Übersicht über den Ausbildungsstand, ...
Beförderungen/Ehrungen: Ausstehende Beförderungen und Ehrungen, durchgeführte Beförderungen und Ehrungen, aktuelle Dienststellungen, ...
Fahrzeuge: Übersichten und Berichte u.a. zu HU-, SP-, D29-Fälligkeiten, Reifenalter, ...
Einsätze: Bezogen auf ein Auswertungsjahr können die Einsätze nach Einsatzart, Kategorien, Ursache (IG NRW Übersicht) ausgewertet werden.
Atemschutz: Übersicht über Atemschutzgeräteträger, Teilnahme an Einsätzen, Übungen, Heißausbildung, G26.3-Fälligkeiten, Belastungsübungen, ...
Führerscheine: Übersicht über Führerscheininhaber, Listen zur Vorlage sowie Ablauf und Befristungen.
Hydranten: Bezogen auf Einheiten können Prüflisten, Ergebnislisten sowie eine Statusübersicht abgerufen werden.
Vorbeugender Brandschutz: Durchgeführte und fällige Brandverhütungsschauen bezogen auf ein Auswertungsjahr sowie Zusammenstellung der Abrechnungen und Terminlisten.
- Onlinehilfe
Für alle Bereiche steht in der jeweiligen Ansicht/Maske eine Onlinehilfe zur Verfügung, über die Informationen zu den Programmfunktionen, zu jeweils angezeigten Informationen, zu Eingabefeldern und deren Zusammenhängen sowie Folgeaktionen eingesehen werden können.
- Datenschutz und Sicherheit
Sicherheit ist nicht nur eine Frage der Technik. Sie ist auch eine Frage des Vertrauens. Dank jahrelanger Erfahrung im Bereich IT-Sicherheit stehen wir für zuverlässigen Schutz und genießen das Vertrauen von zahlreichen zufriedenen Kunden.
Ebenso wichtig wie das Vertrauen sind Innovationen und technischer Vorsprung. Neue Herausforderungen verlangen nach modernen Lösungen und einem kompetenten Partner. Verschlüsselte Datenübermittlung und automatische Ausfallsicherungen sind für uns selbstverständlich. Wir lassen unsere Systeme zudem regelmäßig in so genannten Sicherheits-Audits von externen Partnern prüfen.
Notfall-Management: Unsere Systeme sind mehrstufig gegen Notfälle abgesichert, um den Schutz Ihrer Daten und eine Erreichbarkeit rund um die Uhr zu gewährleisten. Weiter unterliegen unsere Systeme einem permanenten Monitoring, um auf etwaige Probleme umgehend reagieren zu können.
Unsere Server und damit Ihre Daten stehen in Deutschland und unterliegen den deutschen Datenschutzrichtlinien.
Neben mehrfacher Leitungsanbindung halten wir redundante Systeme zur Ausfallsicherung vor.
Wir sichern alle Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Zugriff, Verlust, Zerstörung, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.
- Modulare Bauweise für individuelle und bedarfsgerechte Einsatzmöglichkeiten
Durch die modulare Bausweise von BOSPro, können neben dem Basismodul der Mitgliederverwaltung alle weiteren Module (z.B. Einsatzverwaltung, Ausbildung, Geräte, ...) variabel eingesetzt und kombiniert werden. So besteht die Möglichkeit, für jeden Bedarf den passenden Anwendungsumfang zusammenzustellen. Zusätzliche Module können später auf Wunsch jederzeit hinzugefügt werden.
Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen zu BOSPro, helfen wir Ihnen gerne weiter:
Crystal Solutions Data Services GmbH
Frauenberger Str. 152
53879 Euskirchen
Telefon: 0 22 51 / 92 13 94
Telefax: 0 22 51 / 92 12 31
eMail: info@crystal-solutions.de